직장인을 위한 업무 메일 작성 요령

직장인을 위한 업무 메일 작성 요령

다들 업무 메일 잘 쓰고 계신가요? 직장인이라면 너무나도 친숙하고 늘 항상 곁에 두고 있는 이메일이 있습니다.

 

회사 내에서 뿐만 아니라 주요한 거래처, 타 업체의 담당자와 연락을 할 때에도 굉장히 많이 사용하는데요.

 

직장인이 되어 회사 생활을 시작하게 되면 생각보다 어려운게 바로 이 업무 이메일을 작성하는 것이지 않을까요?

 

실제로 직장인의 88% 이상이 문서작성에 대해서 스트레스를 받고 있다는 설문조사가 있을 정도로 이 수치는 신입사원 뿐만 아니라 경력이 있는 회사원들에게도 마찬가지로 적용이 되고 있습니다. 

 

스마트폰의 발전으로 어디에서나 카카오톡, 라인, 텔레그램 등 다양한 메신저를 이용하여 간단하게 메시지를 보낼 수 있는 환경이 되었지만, 그럼에도 불구하고 업무에서 이메일은 메신저의 가벼운 느낌이 아닌 업무로써의 격식을 갖춘 의사소통의 중요한 요소가 되었습니다.

 

이렇게 이메일은 업무에서 굉장히 중요한 부분을 차지하고, 업무 메일을 얼마나 깔끔하고 간결히 쓰느냐에 따라서 업무에 대한 효율도 달리지고 나에 대한 업무의 평가도 달라질 수 있습니다.

 

그렇다면 업무 메일을 쉽게 작성하기 위한 요령은 어떤 것들이 있을까요?

 

 

'업무 메일 작성 요령'

 

 

1. 기본적인 업무 메일의 틀을 만들자

글을 쉽게 쓰는 사람들을 보면 빈 종이에도 굉장히 쉽게쉽게 글을 써내려가는 것을 볼 수 있습니다. 

 

이런 능력이 있다면 굉장히 좋겠지만, 뭐... 당장 글을 쓰는 훈련이 부족한 상태에서 짜임새 있는 글을 간단하게 써내려가기란 굉장히 힘듭니다.

 

이럴 때는 어느정도의 나 만의 탬플릿을 만들어 놓고 글을 채워나간다는 느낌으로 작성하시는 것이 좋습니다.

 

 

사실 모두가 아는 기본적인 방식이지만, 백지라고 생각하고 작성하는 것과 구성을 나눠 채워넣는다고 생각했을 때 느껴지는 심적 부담감은 꾀나 차이가 있습니다.

 

그리고 만약 회사에서 선호하는 양식, 정해진 규정이나 회사 방식이 있다면 따르는 것이 가장 좋습니다.

 

업무 메일은 사안에 따라 굉장히 민감한 부분에서 예상치 못한 오해의 소지를 불러 일으킬 수 있습니다.

 

 

2. 문체는 간결하되, 정중하게 

업무 메일을 보낼 때의 문체는 간결하게 목적과 정확한 내용만 전달이 가능하고 받는 사람에게 기본적인 예의를 지키는 것이 기본입니다.

 

업무 메일의 특성상 발송할 때 회사 내부 관계자와 관리자에게 참조인으로 같이 보내거나,

 

받는 사람 역시 수신한 메일을 수신자가 회사 내부 담당자에게 전달을 하는 경우가 굉장히 많이 발생합니다.

 

간단한 업무일수도 있지만, 메일은 그 사람의 인격까지도 나타낼 수 있습니다.  

 

전송 버튼을 누르는 마지막까지 오타와 띄어쓰기, 약어나 속어의 사용이 없는지 두 번, 세 번 검토가 필요합니다.

 

많은 사람들이 볼 수 있고 업무에서 참고하여서 계속해서 확인되는 메일의 특성상 기본적인 예의와 업무적인 문체는 기본이 되어야 합니다.

 

 

3. 본문 내용은 두괄식으로 필요한 정보는 요약하여 한 눈에 보이도록

두괄식 글쓰기는 핵심과 목적이 우선적으로 드러나는 글쓰기 방식입니다.

 

어떻게 보면 업무 이메일은 자기소개서와 비슷하다고도 할 수 있습니다.

 

문서를 읽는 사람은 그렇게 오랜시간 내가 적은 글을 탐구하고 살피려고 하지 않습니다.

 

업무 이메일의 특성 상 굉장히 많은 사람들에게 받고 구구절절한 꾸밈글보다는 정확하게 전달하고자 하는 메시지의 핵심이 눈에 보이는 것이 중요합니다.

 

그래서 목적과 본문을 적을 때 본문의 1~2개의 문단을 읽고도 내용이 파악 가능하고, 꼭 필요한 사람은 메일의 내용을 자세하게 확인할 수 있도록 할 수 있어야 합니다.

 

 

다음과 같이 실제 전달하고자 하는 내용은 그렇게 구구절절 길지 않습니다. 꼭 필요한 정보를 보기 편하게 변경하고 간결하게 작성하는 습관을 가지는게 좋습니다.

 

간단하게 문장의 순서만 변경하고 내용만 요약해도 메일의 내용을 파악하는데 소요되는 시간이 줄어들고 효율을 높일 수 있습니다.

 

 

4. 실수를 줄이는 작성 순서

정말 정신 없이 바쁜 날들이 있습니다.

 

업무가 갑자기 겹겹이 쌓여 지금 하고 있는 일이 무슨 일인지도 모르고 몇 분전에 무슨 일을 했는지도 모를 정도로 정신을 놓고 일을 하는 경우가 있죠.

 

그러다가 갑자기 거래처 부장님에게서 연락이 옵니다.

 

"이대리, 메일에 첨부파일이 없어..."

이런 아찔한 경험을 한 번씩은 해보지 않을까 합니다. 개인적으로 저는 정말 많이 겪었던 일 중에 하나이기도 하고요.

 

만약 거래처와 친밀한 사이고 담당자와 자주 연락을 주고 받고 있는 상태라면 간단한 해프닝으로도 넘어갈 상황입니다.

 

하지만, 중요한 계약 건이거나 처음 거래를 하는 업체라면 신뢰가 쉽게 깨지는 상황이 발생할 수도 있고,

 

상부에 전달하는 보고 파일이라면 받는 사람 아래로 내 위로 물흐르듯 내려오는 내리갈굼을 당할 여지가 생기죠.

 

이런 실수를 줄이기 위해서 메일을 작성할 때 의식적으로 습관화하면 좋은 순서가 있습니다.

 

 

가장 쉽게 빠지는 첨부파일을 우선적으로 추가한 뒤에 내용과 제목을 작성하고,

 

그 다음에 메일을 받는 수신인의 메일 주소를 입력하는 순서로 메일을 작성하는 것입니다.

 

메일을 받는 사람. 즉, 수신인을 작성하지 않는 경우에는 메일이 발송이 되지 않기 때문에 앞의 첨부파일, 내용, 제목에 대해서 한 번더 체크를 할 수 있습니다.

 

그리고 편리하게 아웃룩이나 다른 메일링 서비스 프로그램을 사용하시는 분들이라면, 프로그램에 따라서 일부 단축키가 메일 발송과 같은 기능을 가질 때가 있습니다.

 

이런 경우에 수신인의 메일 주소를 추가한 상태로 해당 단축키를 누르게 된다면, 나도 모르는 사이에 메일이 전송되는 사고가 발생할 수 도 있습니다.

 

항상 메일을 받는 사람의 메일 주소는 메일을 보내기 바로 직전에 추가하는 습관을 가지시는 것이 좋습니다.

 

 

5. 여백의 미는 마음의 평화를 가져올 수 있다

글을 읽을 때 사람마다 개인차는 있을 수 있겠지만, 메일에서 길게 이어지는 문장이 아닌 간결하게 작성된 문단 단위나 문단 안에서 문맥 상 읽기 편한 호흡으로 끊어서 사용하는 것이 좋습니다.

 

같은 내용이라도 문단의 구분이 확실하게 눈에 들어오고, 읽기에도 편한 느낌을 쉽게 줄 수 있기 때문입니다.

 

지금 제가 포스팅을 작성하는 방식도 비슷합니다. 

 

단순하게 [Enter] 버튼을 두 번 누르는 것이지만, 글로만 되어 답답하게 이어지는 문단을 최선을 다해서 쉽게 전달을 하기 위함입니다.

 

 

7. 메일을 열어보고 말고는 제목이 결정한다.

메일함을 들어가 보면 지금까지 나에게 보낸 메일들의 리스트를 확인할 수 있습니다.

 

그 리스트에서 표시되는 부분은 딱 메일의 제목 밖에 없습니다. 

 

메일을 사용할 때 광고나 스팸 메일이 쌓이는 것을 볼 수 있을 것입니다.

 

물론, 회사메일의 경우에는 가급적이면 개인 메일과 분리해서 사용하는 것을 권장하기 때문에 이런 문제가 조금 덜 발생할 수 있지만, 전시회나 몇몇 홍보 업체를 이용하고 난 뒤라면, 계속해서 업무와 직접적인 연관성이 없지만 받기는 해야되는 메일들이 쌓이는 경우가 있습니다.

 

굉장히 많은 업무 관련 메일을 받는 입장에서 이런 메일과 유사한 제목, 또는 정확하게 업무 내용을 확인할 수 없는 메일까지 모두 하나하나 메일을 열어보고 업무에 필요한가 아닌가를 판단할 수는 없습니다.

 

만약 다음과 같이 메일이 와 있다면, 첫 번째와 네 번째가 업무 관련 메일이라해도 처음과 같이 제목이 모호하면 업무 연관성이 높은 메일으로 판단하기에 굉장히 어렵습니다.

 

그래서 메일을 보낼 때에 메일에 대한 카테고리나 업체명, 또는 중요도 등을 대괄호를 이용해서 추가하는 것이 좋습니다.

 

 

메일은 굉장히 간단하고 쉽게 넘길 수 있는 업무 중 하나이지만, 대충 작업하고 소홀히 하기 어려운 중요한 업무입니다.

 

메일을 받는 사람 입장에서 읽고 이해하기 쉬운지 다시 한 번 생각해보고 전하고자 하는 핵심적인 내용이 포함되었는지, 깔끔하고 예의있게 작성되었는지 항상 검토하는 과정이 필요합니다.

 

직장 생활을 시작하는 신입사원부터 잔뼈 굵은 베테랑까지 모든 구성원들이 의미 있는 소통과 신뢰를 쌓아가기 위해 깔끔한 이메일 작성으로 나에 대한 평가를 높일 수 있는 방법으로 사용해보는 것은 어떨까요?