업무 이메일 효율적으로 관리하는 방법

업무 이메일 효율적으로 관리하는 방법

회사에서 업무를 진행하다보면 생각보다 예전 메일을 찾아봐야되는 경우가 빈번하게 발생합니다.

 

하지만, 시간이 조금만 지나가다 보면 엄청나게 많은 곳에서 쏟아지는 메일 속에서 내가 필요한 메일을 찾기는 쉽지 않은 일입니다.

 

사실 시간이 조금 여유롭게 있다면, 메일을 하나하나 열어보면서 찾을 수도 있겠지만, 다른 업무 진행 중 급하게 요청이 들어온 자료에 대해서 대응하기에는 제한되는 점이 많습니다. 상급자에게서 들어온 요청에 대해서 대응이 너무 늦어지면 전체 업무에 지장이 생기거나, 일단 성격 급한 상급자가 있다면 상상하기 싫은 상황들이 펼쳐질 가능성이 농후하기 때문입니다.

 

이런 이유 떄문에 메일은 평소에 효율적으로 관리를 해두는 것이 좋은데요.

 

메일을 효율적으로 관리하고 업무에서 대응하기 위한 팁들에 대해서 간략히 소개해보겠습니다.

 

 

1. 메일함을 생성해서 용도별로 메일을 분류한다.

보통 받은 메일은 모두 '받은 메일함'에 두는 경우가 많습니다.

 

저 역시도 비슷하게 메일을 사용하고 있었고요. 

 

하지만 한 곳에 많은 이메일이 있는 경우에는 해당 메일이 단순 기관의 알림 메일인지, 현재 진행하고 있는 프로젝트와 관련해서 담당자들이 발송한 메일인지, 내부 업무 공유용 메일인지 확인을 하기가 어렵습니다.

 

이메일을 수신하고 내용을 확인 한 뒤에 용도에 맞는 메일함 폴더를 새로이 생성해서 분류해 저장을 하는 습관을 가지면 시간이 지나고 난 뒤, 다시 관련 메일을 찾는 일이 생겼을 때 쉽게 메일을 찾을 수 있는 방법 중에 하나입니다.

 

메일함을 분류하는 방법은 개인에 따라 편하신대로 분류하시면 됩니다.

 

간단하게 추천을 하자면, 업무의 성격에 따라 분류하는 방법 또는 프로젝트 단위로 분류하는 방법이 있습니다.

 

첫 번째로 업무의 성격에 따라 분류하는 방법은 '내부 업무, 과제, 단순 공고, 개인용, 기타' 등으로 분류하는 방법이 있고, 두 번째로 프로젝트 단위로 분류하는 방법은 회사 내 메인 프로젝트 단위로 메일함을 나눠 관리하는 방법입니다.

 

두 번째 방법은 자칫 너무 작은 단위로 분류하게 된다면 너무 많은 메일함이 생성될 수 있는 단점이 있으니, 적절히 2가지 방법을 섞어 사용하시는 것을 추천합니다.

 

 

2. 주기적으로 메일을 확인하는 시간을 정한다.

메일은 하루 업무를 시작할 때 주기적으로 메일을 확인하곤 합니다.

 

하지만 메일은 내가 원하는 시간에 오는것이 불가능하고 언제 메일이 올지 알 수가 없습니다.

 

그렇다고 알림 설정을 해두고, 상시 메일을 확인하고 있다면 본래 업무에 지장이 생길 수도 있는 상황이 올 수 있습니다.

 

1~2시간 혹은 개인 업무 일정에 맞춰 메일을 확인하고 정비하는 시간을 정해두는 것이 좋습니다.

 

 

3. 스팸 메일은 차단하고 필요없는 메일은 주기적으로 삭제한다.

다음으로 불필요한 메일은 바로바로 삭제를 하거나 일정 주기로 날을 잡아서 메일 함을 전체적으로 정리하는 습관을 가지는게 좋습니다.

 

그리고 전시회나 상담을 다녀오고 나면 이상하게 많은 곳에서 스팸과 같이 광고성 메일들을 받아볼 수 있습니다.

 

스팸성 메일들은 바로바로 차단 처리를 하는것이 메일함을 깔끔하게 관리할 수 있는 방법입니다.

 

스팸 메일을 가만히 놔두고 있다면, 어느 순간 감당할 수 없을 정도의 스팸메일로 가득차 있는 메일함을 볼 수 있을 것입니다.

 

 

4. 메일에 답변을 하기 힘든 상황인 경우 부재중 메일 자동 회신 설정을 한다.

선택 가능한 팁 중에 하나입니다.

 

일부 메일 서비스에서 설정 가능한 기능 중 하나인데, 휴가나 업무상 메일을 확인을 하기 어려운 상황이 발생할 수 있습니다. 이럴때 보통 관련 담당자들에게 먼저 휴가 사실을 알리거나 일부 업무에 대해서 양해를 구하는 메일을 발송하는 방법도 있지만 사실상 모든 업무 관계자들에게 해당 메일을 전달할 수는 없을 것입니다.

 

이럴때는 부재중 응답 기능을 활성화 시켜서 수신되는 메일에 대해 자동적으로 부재중 회신 메일이 전송 될 수 있도록 설정을 한다면, 담당자들에게 본인의 상황에 대해서 쉽게 전달할 수 있는 방법이 될 것입니다.